お客様の声

自社内での対応では限界を感じていた、グループ11社のIT機器処分業務

デジタルリユースに依頼する前は、どのようにデータ消去・廃棄処理を行っていましたか？

川口様

社内で初期化やデータ削除を行ったうえで、廃棄業者やメーカーに依頼していました。
機器ごとに手順が異なり、当時は統一されたルールもなかったので、通常業務と並行して対応することが負担になっていました。

菊池様

300〜400台を一括リプレースするケースでは、通常業務に加えた対応となるため負担が大きいものでした。ちょうど本社オフィスのリニューアル時期と重なったため、作業スペースの確保も困難でした。1日10台処理するとしても、20日で200台。台数が多いので部屋をひとつ潰すような状況にもなりました。

データ消去の確実性やリスクについて、どのような不安がありましたか？

川口様

データの完全消去に向けて気を配った作業を心掛けていましたが、2010年頃から情報漏洩に関する報道を目にする機会も増え、「当社は大丈夫だろうか」と考えていました。
当社の場合、業種的に機密情報はそこまで多くありませんが、個人情報の管理は徹底しなければなりません。
自社対応では、消去の確実性を担保できているかという不安が常にありましたね。

菊池様

証跡管理の面でも課題がありました。データが適切に消去できていたとしても、それを証明する記録が整備されていなければ、監査対応やPC資産をお預かりしているグループ会社への説明ができません。
その点への懸念も大きかったです。

デジタルリユースを選んだ決め手は実績への信頼と、現場で得た確信

デジタルリユースを選んでいただいたきっかけと、選定のポイントを教えてください。

川口様

グループ会社のJECCとのお付き合いを通じて、御社をご紹介いただきました。他社とも比較検討しましたが、創業20年以上にわたり“情報漏洩事故ゼロ”という実績は大きな安心材料でした。
年間50万台以上のIT機器を取り扱っておられる点や、NIST基準に準拠したデータ消去技術、官公庁案件を多数手がけるセキュリティ体制も信頼につながりましたね。

菊池様

選定段階で重視したのは、データ消去の精度、問い合わせへの対応スピード、進捗の透明性です。御社は検討段階からレスポンスが非常に早く、限られた時間の中で業務を完遂させるうえで、そのスピード感は非常にありがたいものでした。

デジタルリユースのデータ消去作業現場を事前に見学されたとのことですが、いかがでしたか？

菊池様

現地では、1台ずつ個別に管理しながら作業していること、品質管理が徹底されていること、目視チェックが随所に入っていることを確認できました。
実際にデータ消去作業も実演いただき、現場スタッフの方の対応を直接確認できたことで漠然とした不安が解消されました。

川口様

お客様から預かった情報を適切に管理するための体制が細部まで整っていますよね。
御社の全ての拠点でQMS・ISMS認証を取得しているという点も、信頼の裏付けにつながりました。

グループ間の複雑な調整や、急な台数変更も。現場対応力が光った導入プロセス

導入時の対応やプロセスはいかがでしたか？

菊池様

飯野システムが、飯野海運グループ11社の資産を一元管理していますが、費用負担はそれぞれの会社に分かれています。

そのため、こちらで各社ごとに保有PCを棚卸しし、どの会社に引き取っていただく機器が何台あるかをまとめたうえで、見積もり・報告書を全て個別に用意していただく必要がありました。

確認を進めていくうちに徐々に台数が増えたり、引き取っていただく当日にPC周辺機器が出てきたり…。こちらとしては非常に申し訳なかったのですが、丁寧にフォローしていただけてありがたかったです。結果的に事前に申告していた台数よりも多くなってしまいましたが、全て適切に引き取っていただけました。

川口様

私たちとしても初めての外部委託だったので、やり取りがスムーズに進むか不安もありました。実際には問い合わせへの返信も迅速で、スケジュール調整から必要書類の案内まで、社内調整の負担を感じることなく進めることができました。

作業負担は半減、保管スペースも解放。IT機器の処分が、環境への貢献につながる実感

導入後、業務にはどのような変化がありましたか？

菊池様

消去から台帳突合まで全て自社で対応していましたが、御社への委託によってリスト整備までご対応いただけるようになり、作業の効率と精度が大幅に向上しました。体感ではこれまで感じていた負担が半減したイメージですね。

プロに委ねることで、ヒューマンエラーのリスクも低減されたと感じています。さらに数百台規模の機器が保管スペースを圧迫していた問題も解消したことで、空いたスペースの備品管理エリアへの転用が進んでおり、備品管理の効率化にもつながっています。

川口様

機器の状態に応じて買取対応をしていただけたことで、処分＝費用負担というマイナスのイメージが変わりました。

IT資産全体の処分・更新サイクル管理の強化・効率化を目指して

今後、デジタルリユースのサービスをどのように活用していきたいですか？

川口様

PCにとどまらず、タブレットや周辺機器を含むIT資産全体の処分・更新サイクル管理を強化したいと考えています。当社規模ではリプレースは数年に一度ですが、デバイス数は多いため、継続的にお付き合いしていきたいです。

菊池様

1点だけ、贅沢は承知ですが、処理状況をリアルタイムで確認できるオンライン管理機能があればいいなと思っています。
進捗状況を画面上で可視化できると、社内説明や確認業務の負担が減り、管理の質も向上するのではないでしょうか。

最後に、同様の課題を抱えている担当者へメッセージをお願いします。

菊池様

データ消去の技術的な手法自体はどの事業者も大きく変わらないと思いますが、差が出てくるのは担当の方の対応力と柔軟性だと思います。

デジタルリユース様は素早いコミュニケーションや柔軟な対応で、不要になったデジタル機器の引き取りを円滑に進めてくださいます。

デジタル機器の処分作業が属人化している企業やリソースに余裕がない企業にも、特におすすめです。

川口様

デジタルリユース様は営業から現場スタッフまで非常に質の高い人材がそろっており、それがサービスの信頼性に直結しています。情報漏洩リスクの低減と工数削減を両立したい企業、取引先への証跡提示まで見据えている企業には、強くおすすめできるパートナーです。